Внедрение системы автоматизации для компании MetraGrain в США и Канаде

Клиент MetraGrainCleaners — компания, занимающаяся продажей сельскохозяйственного оборудования, таких как, зернодробилки, зерноочистители и т.д. Компания имеет 6 складов в США и 1 в Канаде. MetraGrain продает как новое, так и бывшее в употреблении оборудование, и ведет учет каждой единицы по серийному номеру. Их бизнес включает прямые продажи и работу с дистрибьюторами.

Задача
Компания обратилась с запросом на автоматизацию работы склада, включая:

1. Контроль остатков оборудования на складах
Нужно видеть, сколько моделей находится на каждом складе и где находится конкретная техника по серийному номеру.

2. Управление производством
Организация процесса заказов на производство у поставщиков на основе анализа продаж и остатков.

3.Интеграция с существующими системами учета
Они использовали KommoCRM и хотели бесшовной интеграции с ней для передачи данных о заказах, запасах и аналитике.

4. Аналитика продаж и остатков
Получение данных по продажам и закупкам с возможностью прогнозировать потребность в новом оборудовании.

5. Автоматизация документооборота
Создание документов для разных стран с учетом различных систем измерений (фунты для США и метрическая система для Канады).

Сложности

1. Различные серийные номера
Оборудование одной модели может быть на разных складах, и каждая единица учитывается отдельно по серийному номеру.

2. Процесс предзаказа
Нужно автоматизировать процесс создания предзаказных документов с учетом серийных номеров, состояния оборудования (новое или б/у) и передачи данных в CRM.

3. Разные системы измерений
Внедрение документации с учетом различных систем измерений для США и Канады.

Решение

1. Управление запасами и резервирование
Мы разработали функционал, который позволяет в режиме реального времени отслеживать наличие моделей на складах. Для каждого товара система позволяет выбрать конкретную единицу по серийному номеру, а также учитывает состояние (новое или б/у). Если на складах не оказывается нужного товара, менеджеры могут отметить необходимость заказа на производство.

2. Интеграция с производством
Если оборудование отсутствует на складах, менеджеры могут сгенерировать запрос на производство, указав необходимое количество и модели. Система автоматически формирует заявку и отправляет её на производство. Когда оборудование готово, оно регистрируется на складе с привязкой к серийному номеру и сделке, для который был создан заказ, а менеджер получит уведомление о поступлении заказа на склад.

3. Интеграция с CRM
Разработка интеграции с KommoCRM позволила синхронизировать данные по заказам и производству в режиме одного окна. Теперь все данные о сделках, заказах и движении товаров передаются в CRM автоматически, что облегчает управление процессами.

4. Автоматизация документооборота
Система автоматически генерирует все необходимые документы — от накладных до предзаказных документов. Особое внимание было уделено учету систем измерений: для США документы формируются в фунтах, а для Канады в метрической системе. Мы разработали отдельные шаблоны для документов, чтобы соответствовать требованиям обеих стран.

5. Аналитика и прогнозирование
Для MetraGrain была внедрена аналитическая система, которая отслеживает продажи, закупки и остатки на складах. Система сравнивает данные по продажам за последние 30 дней и автоматически рассчитывает, сколько единиц оборудования нужно заказать или произвести, исходя из текущих запасов и прогноза продаж.

6. Работа с серийными номерами
В системе была реализована возможность поиска и отслеживания оборудования по серийным номерам. Теперь менеджеры могут точно видеть, какая модель была продана и где она сейчас находится, что исключает случайную перепродажу уже забронированного товара.

7. Оптимизация закупок
Для автоматизации отдела закупок была создана система прогнозирования, которая помогает оптимизировать количество заказов на основе данных о продажах и текущих запасах.

8. Контроль сроков доставки оборудования.
Каждая единица товара, которая была отправлена клиенту, фиксируется по дате, с обновлением каждый день. Таким образом система отслеживает количество прошедших дней с момента отправки, и если срок превышает допустимый для доставки клиенту, она отправляет об этом уведомление руководству отдела.

9. Адресное хранение (в разработке)
Планируется внедрение адресного хранения на складах, что позволит точно определять местоположение каждой единицы оборудования (ряд, полка и т.д.).

Результат:

• Повышение эффективности

Благодаря автоматизации всех складских и производственных процессов, компания MetraGrain значительно сократила время на управление запасами и снизила вероятность ошибок при учете оборудования.

• Увеличение скорости обработки заказов

Теперь менеджеры могут быстрее и точнее обрабатывать заказы, отслеживать поставки и своевременно заказывать новое оборудование.

• Снижение затрат на документооборот

Автоматизация процесса формирования документов для разных стран позволила сократить время и ресурсы на обработку заказов и повысила точность учета.

Вывод:
Внедрение системы автоматизации для MetraGrain позволило компании оптимизировать работу складов, улучшить контроль за производством и продажами, а также повысить эффективность работы с клиентами.